Polityka Prywatności

Obowiązuje od 15 października 2026 r.

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników strony internetowej kancelariapolis.pl, Klientów, subskrybentów newslettera oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z wykonywaniem zawodu radcy prawnego, przez Kancelarię Radcy Prawnego Ewelina Heluszka-Polis („Kancelaria”, „Administrator”).

Administratorem danych osobowych jest Ewelina Heluszka-Polis, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Radcy Prawnego Ewelina Heluszka-Polis (nazwa używana w obrocie: Kancelaria Polis), ul. Lekarska 2/1, 00-610 Warszawa, NIP: 5741915758, wpisana na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych w Warszawie pod numerem WA-9714.

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: kontakt@kancelariapolis.pl, tel. +48 888 82 63 82. Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony.

Dane przekazywane w związku z udzielaniem pomocy prawnej, w tym w trakcie konsultacji, są objęte tajemnicą zawodową radcy prawnego na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych oraz w Kodeksie Etyki Radcy Prawnego. Tajemnica nie wygasa po zakończeniu współpracy i wpływa na zakres praw osób, których dane dotyczą (pkt 6).

2. Podstawy prawne i cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy o świadczenie usług prawnych (w tym odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy, przygotowanie oferty, umówienie i przeprowadzenie konsultacji, sprzedaż pakietów godzin i realizacja płatności);
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. przepisy podatkowe i rachunkowe, przepisy regulujące wykonywanie zawodu radcy prawnego oraz inne przepisy nakładające na Administratora obowiązek weryfikacji klientów i zlecanych czynności);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (m.in. odpowiadanie na zapytania, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej, utrzymywanie kontaktów zawodowych, a w odniesieniu do danych osób trzecich występujących w sprawach Klientów — należyte wykonanie zlecenia);
• art. 9 ust. 2 lit. f RODO — w odniesieniu do szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia), które mogą znajdować się w dokumentach sprawy, wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej — w celu wykorzystania plików cookies analitycznych, o których mowa w pkt 7 poniżej, na podstawie dobrowolnej zgody wyrażonej w banerze cookies;
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu świadczenia usługi newslettera, a w zakresie informacji handlowych o usługach Kancelarii — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (zgoda wyrażona przy zapisie na newsletter; szczegóły w pkt 8).

3. Kategorie przetwarzanych danych i źródła danych

W zależności od formy kontaktu, Administrator może przetwarzać następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa i dane rejestrowe reprezentowanego podmiotu (jeśli dotyczy), a także treść korespondencji oraz informacje przekazane dobrowolnie w celu realizacji usługi. W przypadku płatności za konsultację lub pakiet godzin przetwarzane są również dane niezbędne do realizacji płatności za pośrednictwem operatora płatności Stripe.

W przypadku formularza kontaktowego na stronie Administrator przetwarza: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP (jeśli został podany), adres e-mail, numer telefonu (jeśli został podany), rodzaj sprawy oraz treść zapytania.

W zakresie czynności, w których przepisy prawa wymagają od Administratora weryfikacji klienta, Administrator przetwarza ponadto dane identyfikacyjne Klienta, osób go reprezentujących i osób kontrolujących Klienta (w szczególności imiona i nazwiska, numer PESEL lub datę urodzenia, obywatelstwo oraz dane dokumentu tożsamości).

Podczas korzystania ze strony internetowej serwer zapisuje standardowe dane techniczne (adres IP, data i godzina, adres żądanej strony, typ przeglądarki) — logi serwera.

Za zgodą Użytkownika, w ramach cookies analitycznych (pkt 7), dostawca narzędzia analitycznego może zbierać identyfikatory online (np. identyfikator pliku cookie), adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane o zachowaniu na stronie (np. odwiedzone podstrony, czas wizyty, kliknięcia, fakt wysłania formularza kontaktowego). Treść zapytań wpisywanych w formularzach nie jest przekazywana narzędziu analitycznemu.

Dane osób niebędących Klientami (m.in. stron przeciwnych, świadków, pełnomocników, wspólników i członków organów spółek, poszkodowanych, kontrahentów Klientów) Administrator otrzymuje zazwyczaj od Klienta, z akt sądowych i administracyjnych, od ubezpieczycieli oraz z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG, CRBR, księgi wieczyste). Przetwarzane są dane identyfikacyjne, kontaktowe i dane zawarte w dokumentach sprawy, a w niektórych sprawach (np. dotyczących szkód na osobie) także dane dotyczące zdrowia.

Obowiązek informacyjny wobec osób, od których dane nie zostały zebrane bezpośrednio, nie jest wykonywany w zakresie, w jakim dane muszą pozostać poufne ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust. 5 lit. d RODO).

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

• dostawcy usługi hostingu strony internetowej (Domenomania);
• dostawcy systemu rezerwacji terminów konsultacji oraz wideokonferencji (Google Calendar, Google Meet, Gmail i Arkusze Google w ramach Google Workspace / Google LLC);
• dostawcy usług płatniczych (Stripe);
• Google Ireland Limited i Google LLC — narzędzie Google Analytics 4 (statystyki ruchu na stronie) — wyłącznie w zakresie cookies analitycznych, na które Użytkownik wyraził zgodę, zgodnie z pkt 7;
• platformie Substack (Substack Inc.) — w zakresie obsługi newslettera, zgodnie z pkt 8;
• dostawcom narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, z których Administrator korzysta pomocniczo przy przygotowywaniu materiałów — co do zasady wyłącznie w zakresie danych zanonimizowanych lub zredagowanych, a dane osobowe tylko wobec narzędzi, w których dostawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia, a treści nie są wykorzystywane do trenowania modeli; wyniki pracy tych narzędzi weryfikuje radca prawny; Administrator może też korzystać z takiego narzędzia do przygotowania automatycznej odpowiedzi na wiadomość przesłaną przez formularz kontaktowy; odpowiedź taka jest wówczas oznaczona jako przygotowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, a wiadomość otrzymuje i rozpatruje Administrator;
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe i fakturowania, w zakresie niezbędnym do rozliczeń;
• sądom, organom, ubezpieczycielom, pełnomocnikom substytucyjnym i innym podmiotom, którym ujawnienie danych jest niezbędne do wykonania zlecenia Klienta lub wynika z przepisów prawa — z zachowaniem tajemnicy zawodowej;
• organom i podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa — w zakresie wynikającym z tych przepisów.

Strona zawiera odnośniki do zewnętrznych serwisów (m.in. Substack — newsletter, LinkedIn). Korzystanie z nich podlega regulaminom i politykom prywatności ich administratorów. Administrator prowadzi profil Kancelarii w serwisie LinkedIn; dane osób obserwujących profil, reagujących na wpisy lub przesyłających wiadomości są przetwarzane w celu odpowiedzi i utrzymywania kontaktów zawodowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a serwis przetwarza je także jako odrębny administrator. Szczegółów sprawy nie należy przesyłać za pośrednictwem mediów społecznościowych.

Część ww. podmiotów (m.in. Google, Stripe, Substack, LinkedIn oraz dostawcy narzędzi opartych na sztucznej inteligencji) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Przekazanie danych odbywa się wówczas na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym w ramach EU–US Data Privacy Framework — w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych), standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo innego mechanizmu zgodności przewidzianego w RODO.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane;
• wynikający z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym przepisów podatkowych, rachunkowych oraz dotyczących wykonywania zawodu radcy prawnego;
• do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z wykonaną usługą;
• w przypadku danych przetwarzanych w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego (akta spraw, umowy o świadczenie usług prawnych, pakiety godzin) — 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane zostały zgromadzone (art. 5c ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy o radcach prawnych), a gdy sprawa nie toczyła się w postępowaniu — od końca roku, w którym zakończono świadczenie usług;
• w przypadku dokumentów księgowych i podatkowych — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat);
• w przypadku danych zebranych w ramach środków bezpieczeństwa finansowego — 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze lub przeprowadzono transakcję okazjonalną;
• w przypadku zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy — do czasu zakończenia korespondencji, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy — nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości;
• w przypadku logów serwera — przez okres ustalany odgórnie przez dostawcę usług hostingowych w konfiguracji jego infrastruktury, na który Administrator nie ma wpływu;
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody na pliki cookies — do czasu jej wycofania lub wygaśnięcia zgodnie z ustawieniami przeglądarki;
• w przypadku danych analitycznych zbieranych przez Google Analytics 4 — 14 miesięcy od ich zebrania;
• w przypadku newslettera — do czasu rezygnacji z subskrypcji lub wycofania zgody.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (z zastrzeżeniem następnego akapitu), a także prawo do wycofania zgody na pliki cookies w każdym czasie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem). Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Ze względu na tajemnicę zawodową radcy prawnego (art. 5a ustawy o radcach prawnych): prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 ust. 1 i 3 RODO), prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) oraz obowiązek powiadomienia odbiorców o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania (art. 19 RODO) przysługują w zakresie, w jakim nie naruszają obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej, a prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO nie przysługuje w odniesieniu do danych pozyskanych w związku z udzielaniem pomocy prawnej.

Z praw można skorzystać, pisząc na adres kontakt@kancelariapolis.pl, telefonicznie (+48 888 82 63 82) lub listownie na adres Kancelarii. Odpowiedź następuje w terminie miesiąca od otrzymania wniosku (art. 12 ust. 3 RODO).

Zgodę na otrzymywanie newslettera można wycofać w każdym czasie, rezygnując z subskrypcji (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji usług świadczonych przez Kancelarię.

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO. Administrator nie prowadzi kampanii reklamowych ani remarketingu opartego na danych zbieranych na stronie.

7. Pliki cookies

Zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej pliki cookies niezbędne do działania strony nie wymagają zgody, a pozostałe są uruchamiane wyłącznie po jej wyrażeniu. Strona internetowa kancelariapolis.pl wykorzystuje pliki cookies podzielone na następujące kategorie:

• niezbędne — konieczne do prawidłowego działania strony (m.in. zapamiętanie dokonanego wyboru w zakresie cookies); nie wymagają zgody i nie można ich wyłączyć;
• analityczne — pozwalające zrozumieć sposób korzystania ze strony przez Użytkowników (statystyki ruchu); na stronie wykorzystywany jest Google Analytics 4 (Google Ireland Limited), który zapisuje pliki cookies _ga oraz _ga_* o okresie ważności do 2 lat, a dane analityczne są przechowywane przez 14 miesięcy; wykorzystywane wyłącznie za zgodą Użytkownika; sygnały Google i personalizacja reklam w Google Analytics pozostają wyłączone;
• reklamowe — nie są wykorzystywane; Administrator nie prowadzi kampanii reklamowych ani remarketingu, a strona nie zapisuje cookies reklamowych;

Informacje o cookies i przetwarzaniu danych przez dostawcę narzędzia analitycznego znajdują się w polityce Google — policies.google.com/technologies/cookies.

Baner cookies, wyświetlany przy pierwszej wizycie na stronie, umożliwia wyrażenie zgody na cookies analityczne albo odmowę (przyciski „Akceptuję” i „Odrzucam” oraz opcja „Ustawienia”). Odmowa jest równie łatwa jak zgoda i nie ogranicza korzystania ze strony. Do zarządzania zgodą wykorzystywany jest Google Consent Mode v2 w trybie podstawowym: do czasu wyrażenia zgody skrypty Google nie są w ogóle ładowane, żadne odpowiadające im pliki cookies nie są zapisywane, a żadne dane, w tym adres IP Użytkownika, nie są przekazywane Google. Skrypty są ładowane dopiero po wyrażeniu zgody.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać swój wybór za pomocą linku „Ustawienia cookies” umieszczonego w stopce strony, co jest równie łatwe jak jego wyrażenie. Wycofanie zgody na cookies analityczne powoduje usunięcie plików cookies Google Analytics i zaprzestanie dalszego pomiaru.

Wybór Użytkownika (zgoda lub jej brak) jest zapamiętywany w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) i jest to element niezbędny do działania strony. Czcionki wykorzystywane na stronie są jej częścią i ich wyświetlanie nie powoduje połączenia z serwerami Google.

8. Newsletter

Zapis na newsletter Kancelarii następuje za pośrednictwem platformy Substack (Substack Inc., USA), pod adresem substack.com/@kancelariapolis. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, lecz niezbędne do otrzymywania newslettera.

Dane subskrybentów (adres e-mail, data zapisu oraz informacje o korzystaniu z wiadomości) są przetwarzane w celu świadczenia usługi newslettera (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie informacji handlowych o usługach Kancelarii — na podstawie zgody wyrażonej przy zapisie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Platforma Substack przetwarza dane subskrybentów również na własnych zasadach, opisanych w jej polityce prywatności.

Subskrypcję można zakończyć w każdej chwili, korzystając z linku rezygnacji w stopce każdej wiadomości lub w ustawieniach konta Substack. Zasady świadczenia usługi newslettera określa Regulamin usług świadczonych drogą elektroniczną (newsletter i formularz kontaktowy) dostępny na stronie kancelariapolis.pl.

9. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Aktualna wersja dostępna jest zawsze na stronie kancelariapolis.pl.

Data ostatniej aktualizacji: 15 października 2026 r.